Die Grundsätze unseres Handelns bei Quest One
Quest One trägt als Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung gegenüber KundenInnen, Mitarbeitenden, KapitalgeberInnen und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, sich jederzeit und überall an die geltenden Gesetze zu halten, ethische Grundwerte zu respektieren und nachhaltig zu handeln. Integrität und Compliance sind daher fundamentaler Teil der Unternehmensstrategie der Quest One GmbH und werden auf allen Ebenen des Unternehmens und von allen Mitarbeitenden, das heißt der Geschäftsleitung, den Führungskräften und jedem/r einzelnen/r ArbeitnehmerIn, gleichermaßen gelebt.
Als Tochterunternehmen von MAN Energy Solutions ist die Quest One in das Integrity & Compliance Management System der MAN Energy Solutions integriert. Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions unterstützt die Quest One in der Ausführung ihrer Integritäts- und Compliance-Aufgaben und steht beratend zur Seite. Das Integritäts- und Compliance-Programm befasst sich neben Integrität mit Wirtschaftskriminalität, insbesondere Korruptionsbekämpfung, Geldwäscheprävention und Kartellrecht. Es wurde also entwickelt, um
- Compliance-Verstöße zu verhindern (Prävention),
- etwaige, trotz Präventionsmaßnahmen vorkommende Compliance-Verstöße so schnell wie möglich aufzudecken (Aufdeckung)
- und diese Compliance-Verstöße, sobald sie aufgedeckt wurden, unverzüglich und effizient abzustellen (Reaktion)
Prävention
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions hat das Ziel, bei allen MitarbeiterInnen, LieferantenInnen und Business PartnernInnen der Quest One GmbH das Bewusstsein und Verständnis für verantwortungsbewusstes und integres Handeln weiter zu etablieren und voranzutreiben. Um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, hat die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions eine Vielzahl unterschiedlicher Maßnahmen ergriffen und implementiert:
Code of Conduct
Der Code of Conduct von Quest One gilt für alle Mitarbeitenden, das heißt Geschäftsleitung, Führungskräfte und jeden einzelnen ArbeitnehmerIn, gleichermaßen. Der Code of Conduct bildet das Herzstück der Unternehmenskultur von Quest One und gibt für Situationen, in denen die Mitarbeiter*innen besonders auf verantwortungsvolles Handeln achten müssen, konkrete und verbindliche Leitlinien vor. Anhand von Beispielen beschreibt er, wie mit Konfliktsituationen im alltäglichen Geschäft umgegangen werden kann.
Code of Conduct für Lieferanten*innen und Business Partner*innen
Quest One erwartet, dass auch LieferantenInnen und Business PartnerInnen sowie deren MitarbeiterInnen verantwortungsvoll handeln und sich jederzeit und überall an geltende Gesetze halten und ethische Grundwerte respektieren. Quest One hat deshalb einen eigenen Code of Conduct für LieferantenInnen und Business PartnerInnen, der ethische Mindeststandards enthält, zu deren Einhaltung sich die LieferantenInnen und Business PartnerInnen von Quest One verpflichten.
Kommunikation
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions kommuniziert kontinuierlich auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Themen Integrität und Compliance werden bei Quest One regelmäßig in internen Medien kommuniziert, wie beispielsweise im Intranet. Darüber hinaus informiert und berät die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions Führungskräfte und andere MitarbeiterInnen durch Schulungen, den Helpdesk-Service sowie auf internen Konferenzen und in Besprechungen.
Compliance-Richtlinien
Quest One hat gültige Richtlinien, insbesondere zu den Compliance-Themen Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie Integritätsprüfung von Geschäftspartnern. Diese Richtlinien beinhalten unternehmensweit einheitliche und verbindliche Vorgaben für alle MitarbeiterInnen.
Präsenz- und Online-Trainings
Quest One hat ein Schulungsprogramm zu Integrität und Compliance für alle MitarbeiterInnen. Zu den wichtigsten Schulungsinhalten gehören der Code of Conduct (Verhaltenskodex) und die Informationen zur Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions.
Austausch mit externen Experten und Expertinnen
Die Compliance-Officer nehmen an einem regelmäßigen Austausch zu den Themen Integrität und Compliance mit ExpertenInnen aus Industrie und Wissenschaft teil. Durch Mitgliedschaften des Mutterkonzerns MAN Energy Solutions in externen Compliance-Initiativen unterstützt und fördert Quest One Integritäts- und Compliance-Initiativen individuell und in Partnerschaft mit anderen Unternehmen.
Helpdesk
MitarbeiterInnen der Quest One GmbH können jederzeit telefonisch oder per E-Mail Fragen rund um das Thema Integrität und Compliance an die jeweiligen Compliance Officer stellen. Durch die gestellten Anfragen gewinnt die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions einen Überblick über häufiger auftauchende Fragestellungen. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse werden zur Identifikation weiterer Risiken, Trends und präventiver Compliance-Maßnahmen genutzt.
Monitoring
Um die Nachhaltigkeit des Integritäts- und Compliance-Programmes zu gewährleisten, überprüft die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions fortlaufend dessen Effizienz und Wirksamkeit, indem sie die Umsetzung der Maßnahmen und Projekte kontinuierlich nachhält.
Tone from the Top
Der Vorstand von Quest One ist sich seiner Verantwortung für Integrität und Compliance bewusst und nimmt diese vollumfänglich wahr. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte von Quest One begreifen Integrität und Compliance als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie.
Aufdeckung
Kommt es innerhalb der Quest One zu Rechtsverstößen, kann dies zu erheblichen Risiken für Quest Oneund die betroffenen MitarbeiterInnen führen. Integrität und gesetzeskonformes Verhalten haben deshalb innerhalb der Quest One höchste Priorität. Um diese Werte zu gewährleisten, hat Quest One klare und transparente Prozesse geschaffen, die sicherstellen, dass Rechtsverstöße intern erkannt, aufgeklärt und unverzüglich abgestellt werden.
Compliance-Risikoanalyse
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions führt regelmäßig konzernweite Compliance-Risikoanalysen durch. Diese Risikoanalysen berücksichtigen Anzahl und Größe der einzelnen Konzerngesellschaften, das Geschäftsmodell, die Kunden- und die Vertriebsstruktur, das Länderrisiko sowie die jeweilige lokale Wettbewerbsstruktur. Zusätzlich werden die Implementierung der Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen in den untersuchten Gesellschaften intern geprüft.
Mergers and Acquisitions (M&A)
Um Compliance-Risiken, die aus dem Erwerb oder der Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen für Quest One entstehen, zu erkennen, vermeiden und abzuschwächen, wird die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions in M&A-Projekte der MAN Energy Solutions Gruppe mit eingebunden. Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions führt Compliance-Due-Diligence-Prüfungen der betroffenen Unternehmen durch, um eine Aufdeckung etwaiger Compliance-Risiken gewährleisten zu können.
Hinweisgebersystem
Quest One bietet allen, einschließlich MitarbeiterInnen, KundenInnen, LieferantenInnen und anderen GeschäftspartnernInnen ein sicheres Hinweisgebersystem zur Meldung von potenziellen Compliance-Verstößen. Dies ermöglicht einen anonymen, sicheren und vertraulichen Austausch solcher Informationen zu jeder Zeit und von überall auf der Welt. Die Hinweise werden zur Untersuchung an eine unabhängige Stelle weitergeleitet. Alle Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, werden vor Diskriminierung und Vergeltung geschützt. Mehr zum Hinweisgebersystem finden Sie hier:
www.volkswagenag.com/hinweis
Reaktion und Verantwortlichkeit
Quest One toleriert keine Compliance-Verstöße. Die richtige Reaktion auf Compliance-Verstöße und Fehlverhalten ist unerlässlich, um die negativen Auswirkungen eines Verstoßes zu minimieren, die Verantwortlichen zur Verantwortung zu ziehen und sicherzustellen, dass unser Engagement, Geschäfte integer zu tätigen, gefestigt bleibt.
Behördliche Untersuchungen
Quest One kooperiert eng mit den zuständigen Behörden. Quest One hat eine Verhaltensanweisung für MitarbeiterInnen herausgegeben, welche die Wichtigkeit von Offenheit, Transparenz und Kooperation gegenüber den Behörden betont.
Kontinuierliche Weiterentwicklung des Integritäts- und Compliance-Programmes
Die Compliance-Organisation der MAN Energy Solutions entwickelt und verbessert das Integritäts- und Compliance-Programm kontinuierlich.
Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei Quest One oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office der Volkswagen AG beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei Quest One beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentiell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Offices gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Zentrale Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier.
Welche Art von Meldung möchten Sie abgeben?
Eine Verdachtsmeldung zu potentiellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von MAN Energy Solutions, Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.
Das Zentrale Aufklärungs-Office von Quest One kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden: io(at)volkswagen.de.
Postanschrift
Postadresse:
Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Brieffach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Bitte vereinbaren Sie einen Termin über io(at)volkswagen.de
Ombudsleute
Volkswagen AG hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Zentrale Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/.
Online Reporting Channel
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Zentralen Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen: https://goto.speakup.report/manes
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon angeben können, finden Sie hier.
Sprachnachricht per Telefon
Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Zentrale Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.
Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode “122259“ bereit.
Auflistung der Telefonnummern
App “SpeakUp - Listen for a change”
Sie können auch die App „SpeakUp - Listen for a change“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen. Sie benötigen den Organisationscode “122259“.
Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Um die App herunterzuladen, können Sie auch den QR-Code scannen.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.
Darüber hinaus kann unser lokaler Compliance Officer in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über compliance(at)man-es.com angesprochen werden.
Externe Meldekanäle
Wir ermutigen zur Meldung von Fehlverhalten über die oben beschriebenen internen Meldekanäle. Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen.
Die externen Meldekanäle sind:
| Country | Name | Link |
| Österreich | Externe Meldestelle des Landes Wien für EU-Rechtsverstöße | Externe Meldestelle des Landes Wien für EU-Rechtsverstöße - Verstöße melden |
| Belgien | The Federal Ombudsman | |
| Bulgarien | Bulgarian Commission for Personal Data Protection (CPDP) | |
| Kroatien | Ombudswoman of Croatia | Kako podnijeti pritužbu – Pučka pravobraniteljica (ombudsman.hr) |
| Tschechische Republik | Ministerstvo spravedlnosti | |
| Dänemark | Den Nationale Whistleblowerordning | |
| Estonia |
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| Finnland | Office of the Chancellor of Justice | How to make a report? | Chancellor of Justice (oikeuskansleri.fi) |
| Frankreich | Agence française anticorruption (AFA)
Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) Inspection générale de l’environnement et du développement durable (IGEDD) | Faire un signalement à l'Agence française anticorruption | Agence française anticorruption (agence-francaise-anticorruption.gouv.fr) DGCCRF | economie.gouv.fr |
| Deutschland | Bundesamt für Justiz | |
| Griechenland | National Transparency Authority | |
| Ungarn | The Office of the Commissioner for Fundamental Rights | |
| Irland | Office of the Protected Disclosures Commissioner | OPDC - Office of the Protected Disclosures Commissioner (OPDC) |
| Italien | ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione | |
| Lettland | Valsts kanceleja
Vides pārraudzības valsts birojs | |
| Litauen | Lietuvos Respublikos generalinė prokuratūra | |
| Luxemburg | Les autorités compétentes
The Luxembourg Competition Authority The Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET | Lanceurs d’alerte - gouvernement.lu // Le gouvernement luxembourgeois |
| Niederlande | Huis voor Klokkenluiders | |
| Polen |
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| Portugal | Prosecutor General | |
| Rumänien | Agenția Națională de Integritate (A.N.I.) | |
| Schweden | Swedish Economic Crime Authority Swedish Work Environment Authority Swedish Environmental Protection Agency | Anmäl ekobrott | Ekobrottsmyndigheten |
| Slowakei | ÚPSVaR | Oznamovanie protispoločenskej a korupčnej činnosti > ÚPSVaR (gov.sk) |
| Slowenien | Ministerstvo spravedlnosti | |
| Spanien | Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. |
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Externer Meldekanal für Deutschland
Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: Bundesamt für Justiz (BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).
Noch Fragen zum Integritäts- und Compliance-Programm der Quest One oder dem Hinweisgebersystem?
