Integrität & Compliance
Die Governance-Prinzipien bei Quest One
Als Unternehmen trägt Quest One eine unternehmerische Verantwortung gegenüber seinen Kunden, Mitarbeitenden, Investoren und der Öffentlichkeit. Diese unternehmerische Verantwortung umfasst die Einhaltung von Gesetzen überall und jederzeit, die Achtung ethischer Werte und nachhaltiges Handeln. Integrität und Compliance sind ein fundamentaler Bestandteil der Quest One Strategie und werden auf allen Ebenen des Unternehmens und von allen Mitarbeitenden – der Geschäftsleitung, Führungskräften und allen anderen Mitarbeitenden – praktiziert.
Die Quest One GmbH ist in ein Integritäts- und Compliance-Managementsystem integriert. Das Integritäts- und Compliance-Programm befasst sich mit Integrität sowie Wirtschaftskriminalität, insbesondere Korruptionsbekämpfung, Geldwäscheprävention und Kartellrecht. Das konzernweite Integritäts- und Compliance-Programm ist darauf ausgelegt,
- Compliance-Verstöße zu verhindern (Prävention),
- Compliance-Verstöße, die trotz präventiver Maßnahmen auftreten können, so früh wie möglich zu erkennen (Detektion),
- und schnell und effizient auf Compliance-Verstöße zu reagieren (Reaktion).
Prävention
Die Compliance-Organisation hat zum Ziel, das Bewusstsein und Verständnis für verantwortungsvolles und ethisches Verhalten bei allen Mitarbeitenden, Lieferanten und Geschäftspartnern von Quest One weiter zu etablieren und zu fördern. Um Compliance-Verstöße zu verhindern, wurde eine breite Palette von Maßnahmen implementiert:
Verhaltenskodex
Der Quest One Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeitenden von Quest One – die Geschäftsleitung, Führungskräfte und alle anderen Mitarbeitenden. Der Verhaltenskodex ist das Herzstück der Unternehmenskultur von Quest One und legt spezifische und verbindliche Richtlinien für Situationen fest, in denen Führungskräfte und Mitarbeitende besonders auf verantwortungsvolles Handeln achten sollten. Der Verhaltenskodex beschreibt anhand von Beispielen, wie Konfliktsituationen im Geschäftsalltag angegangen werden können.
Verhaltenskodex für Geschäftspartner
Quest One erwartet von seinen Geschäftspartnern und deren Mitarbeitenden, dass sie Gesetze respektieren und sich überall und jederzeit verantwortungsbewusst und integer verhalten. Aus diesem Grund hat Quest One einen Verhaltenskodex für Geschäftspartner, der die ethischen Standards kommuniziert, die Quest One von Lieferanten und Geschäftspartnern erwartet.
Kommunikation
Die Compliance-Organisation kommuniziert kontinuierlich auf allen Ebenen des Unternehmens. Integritäts- und Compliance-Themen werden regelmäßig in den Unternehmensmedien von Quest One, wie dem Intranet, behandelt. Darüber hinaus informiert und berät die Compliance-Organisation Führungskräfte und andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Schulungen, einen Helpdesk-Service sowie interne Konferenzen und Meetings.
Compliance-Richtlinien
Quest One verfügt über Compliance-Richtlinien, die Anforderungen in Bezug auf Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie die Integrität von Geschäftspartnern festlegen. Diese Richtlinien enthalten verbindliche Regeln für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der gesamten Gruppe.
Schulungsprogramm
Quest One verfügt über ein robustes Schulungsprogramm zu Integrität und Compliance, das alle weltweiten Geschäftsbereiche und Mitarbeiter abdeckt. Wichtige Inhalte umfassen Informationen zum Verhaltenskodex und zur Compliance-Organisation.
Erfahrungsaustausch mit Experten
Die für Integrität und Compliance zuständigen Funktionen nehmen regelmäßig an Austauschformaten zu Integritäts- und Compliance-Themen mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft teil. Durch die Teilnahme an externen Compliance-Initiativen unterstützt und fördert Quest One Integritäts- und Compliance-Initiativen sowohl eigenständig als auch in Partnerschaft mit anderen Unternehmen.
Helpdesk
Mitarbeiter können sich jederzeit telefonisch oder per E-Mail mit Fragen zu Integrität und Compliance an die Compliance-Organisation wenden. Die aus Anfragen gewonnenen Erkenntnisse helfen, Risiken, Trends und den Bedarf an präventiven Maßnahmen zu identifizieren.
Überwachung
Um die Nachhaltigkeit des Programms zu gewährleisten, überprüft die Compliance-Organisation kontinuierlich dessen Wirksamkeit und Effizienz, indem sie die Umsetzung von Maßnahmen und Projekten verfolgt.
Vorbildfunktion der Führungsebene
Der Vorstand von Quest One ist sich seiner Verantwortung für Integrität und Compliance bewusst und bekennt sich zur Erfüllung dieser Verantwortung. Die Geschäftsführung und Führungskräfte von Quest One betrachten Integrität und Compliance als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie.
Aufdeckung
Das Auftreten von Rechtsverstößen innerhalb von Quest One kann zu erheblichen Risiken für die Quest One GmbH und die betroffenen Mitarbeiter führen. Integrität und die Einhaltung von Gesetzen haben daher höchste Priorität innerhalb der Quest One GmbH. Um diese Werte zu gewährleisten, hat Quest One klare und transparente Prozesse geschaffen, die sicherstellen, dass Rechtsverstöße intern identifiziert, aufgeklärt und umgehend behoben werden.
Compliance-Risikoanalysen
Die Compliance-Organisation führt regelmäßig konzernweite Compliance-Risikoanalysen durch. Die Risikoanalyse berücksichtigt Informationen wie die Anzahl und Größe der einzelnen Konzerngesellschaften, das Geschäftsmodell, die Kunden- und Vertriebsstruktur, das Länderrisiko sowie die Wettbewerbsstruktur im lokalen Markt. Darüber hinaus wird die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen in den geprüften Unternehmen intern auditiert.
Fusionen und Übernahmen (M&A)
Um Compliance-Risiken, die für Quest One aus dem Erwerb oder der Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen entstehen können, frühzeitig zu erkennen, zu verhindern und zu mindern, wird die Compliance-Organisation in M&A-Projekte eingebunden. Im Rahmen dieser Projekte werden Compliance Due Diligence Prüfungen bei den beteiligten Unternehmen durchgeführt, um potenzielle Compliance-Risiken systematisch zu identifizieren und zu bewerten.
Hinweisgebersystem
Quest One bietet ein sicheres Hinweisgebersystem für Informationen über potenzielle Compliance-Verstöße, das allen – Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern – zugänglich ist. Dies ermöglicht die anonyme, sichere und vertrauliche Weitergabe solcher Informationen jederzeit und von überall auf der Welt. Hinweise werden zur Untersuchung an eine unabhängige Stelle weitergeleitet. Alle Hinweisgeber, die in gutem Glauben gehandelt haben, sind vor Diskriminierung und Repressalien geschützt. Weitere Informationen zum Hinweisgebersystem finden Sie hier:
www.volkswagenag.com/hint
Reaktion und konsequente Rechenschaftspflicht
Quest One toleriert keinerlei Compliance-Verstöße. Die richtige Reaktion auf Compliance-Verletzungen und Fehlverhalten ist entscheidend, um die negativen Auswirkungen eines Verstoßes zu minimieren, indem die Verantwortlichen zur Rechenschaft gezogen und unser Engagement für integres Handeln aufrechterhalten wird.
Ermittlungen durch Behörden
Quest One ist zudem bestrebt, eng mit den zuständigen Behörden zusammenzuarbeiten. Quest One verfügt über eine Richtlinie für Mitarbeitende, die die Bedeutung von Offenheit, Transparenz und Zusammenarbeit mit Behörden hervorhebt.
Kontinuierliche Verbesserung des Integritäts- und Compliance-Programms
Die Compliance-Organisation von Quest One entwickelt und verbessert kontinuierlich das Integritäts- und Compliance-Programm.
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Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln sowie der in unserem Verhaltenskodex und dem Verhaltenskodex für Geschäftspartner festgelegten Grundsätze hat bei Quest One oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten von Mitarbeitenden oder Lieferanten zu erfahren und diesem Einhalt zu gebieten. Daher haben wir die Zentrale Untersuchungsstelle der Volkswagen AG beauftragt, in unserem Namen ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem zu betreiben.
Eine zentrale Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz der Verfahrensgerechtigkeit. Es gewährleistet zudem den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, betroffene Personen und Mitarbeitende, die zur Aufklärung gemeldeten Fehlverhaltens beitragen. Dazu gehört auch das Angebot anonymer Melde- und Kommunikationsmöglichkeiten. Wir versichern, keine Schritte zu unternehmen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen.
Repressalien gegen Hinweisgeber und alle Personen, die zu Untersuchungen bei Quest One beitragen, werden nicht toleriert. Betroffene Personen gelten als unschuldig, bis der Verstoß bewiesen ist. Untersuchungen werden mit größter Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren bearbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?
Die qualifizierten und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen der Zentralen Untersuchungsstelle prüfen jede Meldung über potenzielles Fehlverhalten eines Volkswagen Konzernmitarbeitenden gründlich und gehen ihr systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Die Zentrale Untersuchungsstelle bewertet anschließend Ihre Meldung. Dies beinhaltet die Sammlung von Fakten, insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn diese erste Bewertung einen begründeten Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Untersuchung durch eine spezialisierte Ermittlungseinheit eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung von der Zentralen Untersuchungsstelle bewertet und geeignete Maßnahmen empfohlen. Informationen über den Status* und den Ausgang des Verfahrens werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.
Potenzielle Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner durch Lieferanten, einschließlich schwerwiegender Risiken und Verletzungen von Menschenrechten und Umwelt durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an die Zentrale Untersuchungsstelle gemeldet werden – ebenso wie Meldungen, die anderweitig sofortiges Handeln erfordern. Die Zentrale Untersuchungsstelle informiert die zuständigen Fachabteilungen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dies beinhaltet insbesondere die Ergreifung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen zu den jeweiligen Verfahrensgrundsätzen finden Sie hier.
*Die Bearbeitungszeit variiert je nach Gegenstand des Verfahrens.
Welche Art von Meldung möchten Sie einreichen?
Eine Meldung potenziellen Fehlverhaltens an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle zur Meldung potenziellen Fehlverhaltens von Quest One Mitarbeitenden, Verstößen gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner oder schwerwiegenden Risiken und Verletzungen von Menschenrechten und Umwelt in unserer Lieferkette. Dies berührt jedoch nicht das gesetzliche Recht, sich an die unten beschriebenen zuständigen Behörden zu wenden.
Die Zentrale Untersuchungsstelle von Quest One ist per E-Mail (in jeder Sprache) erreichbar: io@volkswagen.de.
Postanschrift oder persönlich
Postanschrift:
Volkswagen AG, Central Investigation Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Deutschland
Persönlich:
Bitte vereinbaren Sie vorab einen Termin per E-Mail an: io@volkswagen.de.
Ombudspersonen
Die Volkswagen AG hat externe Rechtsanwälte als Ombudspersonen bestellt. Diese beraten zum Hinweisgebersystem oder stellen sicher, dass Meldungen von Hinweisgebern auf Wunsch anonym an das Zentrale Untersuchungsbüro weitergeleitet werden.
Wenn Sie Kontakt mit der Ombudsperson aufnehmen möchten, finden Sie deren Kontaktdaten hier: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/
Online-Meldeweg
Sie haben die Möglichkeit, eine webbasierte Kommunikationsplattform zu nutzen, um das Untersuchungsbüro in mehr als 65 Sprachen zu kontaktieren. Dieses System ist vertraulich und technisch gesichert und ermöglicht es Ihnen, Meldungen anonym einzureichen.
Sprachliche Meldung per Telefon
Sie können uns rund um die Uhr, 7 Tage die Woche, telefonisch eine Sprachnachricht hinterlassen. Nachdem Sie die Telefonnummer (landesspezifisch) eingegeben haben, werden Sie aufgefordert, den Organisationscode einzugeben. Anschließend können Sie Ihre Meldung als Sprachaufzeichnung übermitteln. Nur ein schriftliches Transkript wird vom Zentralen Untersuchungsbüro empfangen. Wählen Sie sich erneut ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams anzuhören.
Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode 122203 bereit.
App „SpeakUp – Listen for a change“
Sie können auch die App „SpeakUp“ von People Intouch (nur für persönliche Geräte) herunterladen, um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Um die App herunterzuladen, können Sie den folgenden QR-Code scannen.
Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht hinterlassen (auch anonym). Sie benötigen den Organisationscode 122203. Alternativ können Sie den folgenden QR-Code scannen:
Melden Sie sich erneut an, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen lokalen Ansprechpartner?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können auch an das Zentrale Untersuchungsbüro gerichtet werden. Darüber hinaus steht für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem eine zentrale Compliance-Kontaktstelle unter compliance@questone.com zur Verfügung.
Externe Meldestellen
Wir ermutigen dazu, Fehlverhalten über die internen Meldewege zu melden. Angesichts der EU-Whistleblowing-Richtlinie haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch zuständige Behörden festgelegt (oder werden dies in Kürze tun), die Meldungen über Fehlverhalten auch als externe Meldestellen entgegennehmen.
Eine Übersicht dieser externen Meldestellen finden Sie unter diesem Link.
Externe Meldestellen für Deutschland
Die deutsche Regierung hat eine zuständige Behörde benannt, die Meldungen über Fehlverhalten auch als externe Meldestelle entgegennimmt. Die externe Meldestelle ist das Bundesamt für Justiz (BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)).